Si necesitas realizar tareas repetitivas en las que tienes que escribir un texto varias veces, diferentes tipos de fragmentos de textos, es posible que no sirva la estrategia de ir copiando (CTRL+C) y pegar (CTRL+V) varias veces. Puedes hacerlo, pero no sería quizás lo más óptimo ni rápido.
Hay muchos programas que permiten copiar y pegar texto de diferentes formas. Os presento uno de ellos. Se llama Phrase Express.
Nunca más copiar la misma frase de nuevo
PhraseExpress es un software de expansión de texto. Administra plantillas de texto de uso frecuente para insertarlas en cualquier programa. Lo podéis descargar desde https://www.phraseexpress.com/.
El administrador de plantillas organiza plantillas de texto en varios idiomas o categorías personalizables. Las frases se pueden activar desde el menú de fragmentos, mediante teclas de acceso rápido o con atajos de texto automático.
El software de autotexto está disponible para Microsoft Windows, Apple Mac y iPhone / iPad.
Las plantillas estándar se pueden personalizar con la entrada del usuario antes de la inserción. Se pueden compartir en la nube o en la red local mediante Microsoft SQL o PhraseExpress Server. El programa está disponible para Windows, Mac e iOS.
Pegar las veces que quieras
Primero ejecutamos el programa y lo abrimos. Tenemos está apariencia:
Puedes organizar las tareas por carpetas. Dentro de cada carpeta es donde creas una frase. En el ejemplo estamos en el texto 3. Ese texto, que vas a pegar varias veces siempre va a ser el mismo. Puedes darle formato como negrita, cursiva, poner un enlace, etc.. En la opción llamada HOTKEY tenéis que poner la combinación de teclas que vais a usar para pegar automáticamente el texto. En este caso, al estar en un sistema mac si yo con el teclado en un documento de word, o en un correo electrónico, pulso en CONTROL+3, automáticamente sale todo el mensaje que hemos escrito previamente.
Tienes por ejemplo que enviar mensajes a alumnos. Quieres que los alumnos que van bien reciban un mensaje y que los alumnos que no van tan bien reciban otro mensaje. Pues si pulsas en CONTROL+3 pegaras el mensaje para los alumnos que van bien y con otra combinación para los otros alumnos.
Por ejemplo, Angel va bien, entonces en el correo que le envío pulso en la combinación CONTROL+3. Sin embargo, Blas no va tan bien por tanto elijo la otra combinación del teclas.
Es bastante útil si te pasas el día copiando y pegando información. En este caso solo creas el texto y luego lo pegas un número ilimitado de veces sin pasar por el portapapeles de windows o mac.
[…] Pongamos un ejemplo. Digamos que hay alumnos que van bien en el curso y alumnos que no van tan bien. Cuando le envíes un correo personal a cada uno puedes utilizar la combinación que aparece en HOTKEY. Si van bien usas una HOTKEY y si van mal la otra. El texto es parecido pero no igual y no hace falta que lo copies y después lo pegues infinidad de veces. Está almacenado en PhraseExpress. Hablé de esta herramienta aquí Como pegar varios textos distintos para optimizar tareas. […]
[…] Let’s give an example. Let’s say there are students who do well in the course and students who don’t do so well. When you send a personal email to each one you can use the combination that appears in HOTKEY. If they go well you use one HOTKEY and if the other goes wrong. The text is similar but not the same and you don’t have to copy it and then paste it countless times. It is stored in PhraseExpress. I talked about this tool How to paste several different texts to optimize tasks. […]