Una parte muy importante de nuestra vida la pasamos trabajando. Es muy importante que mientras lo estemos realizando podamos tener claro qué tenemos que hacer, donde guardamos las cosas, etc. Hay muchas formas de mejorar la productividad en el trabajo.
Este artículo señala una serie de pasos que va a permitir mejorar la productividad en tu trabajo, ya sea el trabajo en la oficina o el trabajo en casa si es tele trabajo. Si tienes alguna sugerencia más que quieras compartir puedes utilizar la herramienta de los comentarios.
Redes sociales bajo mínimos
Las redes sociales no es buena idea tenerlas activas. Lo mejor es apagar todas las notificaciones en el móvil de redes sociales y solo acceder a ellas una o dos veces al día. ¿Difícil verdad?. La aplicación Latch puede serte de ayuda en este aspecto. Es como aplicar un cerrojo a tus redes sociales. Cierras todas las redes sociales para que nadie pueda acceder a ellas, ni siquiera tu.
Utiliza Favoritos o Etiquetas
Una herramienta muy útil en Windows se llama Favoritos. Si hay una carpeta que utilizas a menudo es buena idea añadirla a Favoritos y de este modo cuando abres una nueva ventana puedes con un clic ir directamente a esa carpeta.
En sistemas macOS existen las Etiquetas que realizan la misma función. Puedes ponerle un color a una carpeta que utilices muy a menudo y nada más pulsar sobre un color vas directamente a esa carpeta que has guardado.
Mantén el Escritorio vacío de contenido
Para tener todo ordenado y en su sitio es buena idea que no te distraiga un Escritorio saturado de cosas. Vas a decir que es un desorden ordenado y que sabes donde está cada cosa. Temo decirte que no es así. Tarde o temprano esa carpeta que tienes en otra carpeta, guardada en una carpeta, debajo de otra carpeta que utilizas, no vas a tener ni la más remota idea de cual es su contenido.
Solo mantén en escritorio algo que vas a usar durante esa semana. Si vas a utilizar un fichero súbelo al escritorio para poder manejarlo. Tienes que modificar un fichero de texto o una imagen para enviarlo posteriormente. Guárdalo en el escritorio y trabaja con él y luego al finalizar súbelo a donde tiene que estar. Tendrás un rápido acceso a él desde ese lugar.
Cuando descargues algo de internet ponlo en el escritorio. De ese modo tendrás un acceso directo a ese documento y podrás luego moverlo a donde quieras.
Haz copias de seguridad en dos nubes
Siempre mantén los documentos de tu trabajo o de tu tesis o máster en un servicio en la nube. De esa manera siempre sabes que tu trabajo se sincroniza con un servidor exterior donde están tus ficheros.
Es buena idea tener un servicio en la nube principal y otro de backup. Cada mes o dos meses copias los documentos de la nube principal en la otra nube. De ese modo tienes los ficheros en duplicado y si ocurre un problema con un servicio podrás utilizar el otro.
Entre los servicios en la nube más populares encontramos:
- 1. Google Drive. Proporcionado por Google. Integra elementos de otras aplicaciones de Google.
- 2. pCloud. Servicio fácil de usar e intuitivo. Partes de 3 GB pero se van ampliando realizando tareas hasta un máximo de 10 GB gratis. Puedes comprar más almacenamiento.
- 3. OneDrive. Solución de almacenamiento en la nube proporcionada por Windows.
- 4. Dropbox. Popular servicio en la nube con muchas funcionalidades.
Renombra los ficheros y carpetas para catalogar todo
También es una buena idea poner nombres a las cosas que te permiten nada más leer ese nombre saber de qué se trata. No es buena idea poner nombres aleatorios o con números si en el fondo no vas a saber qué hay dentro de ese fichero o carpeta. Si tienes varios clientes nombra los clientes con un número y luego el nombre del cliente y crea una carpeta para cada uno. Por ejemplo:
En la imagen anterior existen carpetas y subcarpetas. La carpeta CLIENTES tiene a su vez 6 carpetas de clientes diferentes y una carpeta en donde si un cliente se da de baja lo añadimos a esa carpeta de 0 ANTIGUOS CLIENTES (añadimos el cero para que sea el primero que veamos al abrir la carpeta).
Los clientes activos los tendremos con su propia carpeta. Luego dentro de cada cliente hay a su vez carpetas de acciones que tienes que realizar en tu trabajo, como enviarles un documento de análisis 3 días a la semana. Además tienes una carpeta de SEGUIMIENTO donde tendrás toda la comunicación del cliente contigo.
Hay por tanto acciones comunes y acciones específicas según el cliente con el que estés trabajando.
Divide tu jornada laboral en franjas y subirá tu productividad
Puede ocurrir que tengas un trabajo que te imponga centrarte en un tópico en un momento del día. Es buena idea que dividas el tiempo de trabajo en franjas según la tarea que tengas que realizar. Por ejemplo:
Herramientas para realizar tareas
Otra forma muy útil de mejorar la productividad es definir tareas que vas realizando a lo largo del tiempo. Microsoft to do es muy útil. Creas una tareas y hasta que no la finalices no la puedes poner como hecha. Puede elegir día y hora en la cual la tienes que hacer y si no lo consigues te pondrá que está vencida.
Utiliza notas para recordar lo importante
Otra forma muy útil de trabajar es guardar lo importante en notas. Los post-its han servido durante años para saber lo que tenías que hacer. Hoy en día puedes seguir utilizándolos y además puedes utilizar notas que guardes en una aplicacción. Hay muchas y yo recomiendo Microsft OneNote.
Crea una sección que tenga que ver con los clientes, o con los proveedores. Y dentro de cada sección creas páginas donde vas pegando información relevante sobre cada sección. NO guardes nunca en estas notas tus contraseñas. Tu productividad puede aumentar si lo que realmente utilizas lo tienes a mano para poder copiar y pegar en cualquier momento.
Copiar y pegar varios textos con combinaciones de teclas
El portapapeles es el lugar donde se guarda todo lo que copias y que queda alojado en la memoria del ordenador. Hay muchas herramientas que te permiten copiar y pegar desde varias fuentes. Recomiendo Phrase Express.
Tienes que enviar el mismo mensaje todos los viernes a tus alumnos o clientes. Puedes cambiar el nombre y luego pegar utilizando una combinación de teclas, la que quieras. El programa permite crear varias combinaciones de teclas.
Pongamos un ejemplo. Digamos que hay alumnos que van bien en el curso y alumnos que no van tan bien. Cuando le envíes un correo personal a cada uno puedes utilizar la combinación que aparece en HOTKEY. Si van bien usas una HOTKEY y si van mal la otra. El texto es parecido pero no igual y no hace falta que lo copies y después lo pegues infinidad de veces. Está almacenado en PhraseExpress. Hablé de esta herramienta aquí Como pegar varios textos distintos para optimizar tareas.
Resumen
Hoy en día estamos saturados de información. Es buena idea el tener claro y organizado todo lo que nos rodea. Hay herramientas que nos facilitan la tarea para aumentar la productividad de nuestro trabajo o de nuestra vida personal.
Este artículo habla de diversas formas para mejorar la productividad en tu trabajo pero lo puedes aplicar también a tu tiempo de ocio. Hay muchas formas de mejorar la productividad, estas son algunas de ellas.
